Vorgehensweise bei elektronischer/optischer Archivierung/Dokumentenmanagement System

[Der Unbeugsame]

Hallo zusammen,

o. g. soll eingeführt werden.

Im Unternehmen gibt es viele alte Kundenakten mit teilweise "schlechtem Papier".

Wie bereitet ihr diese Akten für das Scannen vor?

Jedes Blatt begutachten, im Zweifel abgeknickte Ecken abkleben oder "begradigen", kleine Blätter auf A4 vergrößern ..., um erst dann alles zum Scannen in den Scanner legen?

Oder

Einfach alles in den den Scanner einlegen und laufen lassen, dabei Live-Kontrolle durchführen, ob alles korrekt eingescannt wurde. Wenn etwas hakt, es zu Papierstau kommt, ein Blatt nicht gescannt werden konnte, erst dann "eingreifen", das nicht scanbare Blatt anschauen, gucken, woran es liegt, dieses evtl. entsprechend "bearbeiten" und scanbar machen, neu einlegen, den Scanvorgang an der gestoppten Stelle wieder aufnehmen?

Wenn man, wie im zweiten Fall, eine Live-Kontrolle durchführt, entfällt die nachfolgende Kontrolle durch den Scan-Mitarbeiter, ob eben alles korrekt eingescannt wurde!?

Ist überhaupt ein Vier-Augen-Prinzip notwendig? D. h., muss das Eingescannte von demjenigen live und, oder nachfolgend kontrolliert werden und dann noch einmal von einem anderen Scan-Mitarbeiter?

Auch als grober Richtwert, die Blätter der Akten sind durchnummeriert. Hat die Akte 327 Blätter und wurden nachher auch 327 Blätter eingescannt, kann und darf man davon ausgehen, dass die Akte auch komplett eingescannt wurde!?

Die zweite Vorgehensweise sollte doch voll und ganz ausreichen und mit der ersten Vorgehensweise beraubt man sich selbst zu viel Zeit, oder!?

Wie macht ihr das?

Wie viele Blätter pro Tag scannt ihr so bei welcher Vorgehensweise?

Ich freue mich auf eure Antworten.

Viele Grüße

DU

[holgerscherer]

Ich freue mich auf eure Antworten.


Wie immer: kommt drauf an ;-)
Wenn Ihr die Originale nach dem Scan vernichten wollt, müsst Ihr schon manuell jede Seite mit dem Scan vergleichen. Je nach Wichtigkeit auch im 4Augen-Prinzip. Wenn weg, dann weg. Das wäre schade.

Was nicht in den Scanner passt, sollte man abfotographieren. Machen wir hier derzeit mit Original-Bunker-Plänen, die vor 20 Jahren intelligenterweise feucht gelagert wurden und schon Pilz-Befall haben. Da ist Feinarbeit mit dem Messer angesagt, und mehr als einmal bewegen ist nicht mehr drin...

"Gutes" A4-Papier kommt in einen Brother-Scanner, der auch mal 50 Seiten am Stück beidseitig scannt. Kostet nicht viel. Für größeres Aufkommen gibts natürlich größeres Gerät...

Übrigens hatte HP neulich gewisse Firmware-Fehler im Bereich der intelligenten Kompression. Da sind aus kleinen Ziffern "5" schon mal "9" geworden. Hoch gefährlich! Also genau prüfen.

Achivierung dann als PDF/A in eine Datenbank mit Verschlagwortung, und zusätzlich die PDFs auf einen Fileserver in Ordnerstruktur. Ist zwar viel Handarbeit, aber noch machbar.

Abspeichern auf verschiedene Band-Technologien und Festplatten, zusätzlich werden wir demnächst damit (http://syylex.com/glassmasterdisc.html) experimentieren.

Aufkommen hier eher sehr gering, da nur für internes Material.

- 250 Seiten A4 am Tag (normaler Bürokram)
- 50 Seiten verklebtes, vergammeltes Altpapier
- 20 A0-Pläne

So, was wolltest Du nun genau wissen? ;-)

-h

[Fuerchau]

Um später bei Revisionen, Rechtsfällen u.ä. gewappnet zu sein, ist wie Holger schon sagt, die Kontrolle jeder einzelnen Seite erforderlich.
Gerade beim OCR-Scan schleichen sich viele Fehler ein, so dass man eigentlich ein Bildscan durchführen muss mit anschließender manuelle Indizierung. Ggf. auch beides um die Indizierung zu vereinfachen.

Bevor man das Altpapier entsorgt muss man sich eine rechtsverbindliche Unbedenklichkeit beschaffen da sonst die gespeicherten Dokumente nicht anerkannt werden und die Originale doch wieder gebraucht werden.
Es ist schon so mancher Rechtsstreit verloren gegangen da man die Beweise bzgl. der Dokumente rechtsverbindlich nicht aufbringen konnte.
Selbst Papierkopien werden ohne Beglaubigung nicht anerkannt. Beglaubigungen (jeder einzelnen Kopie) werden für uns Bürger z.B. bei der Stadtverwaltung abgestempelt, also tatsächlich ein Stempel, Datum, Unterschrift auf jede einzelne Seite.