View Full Version : PDF-Rechnungen per Mail
Moin,
erst mal vielen Dank an Euch. Vorerst gehen wir mal den Weg die PDF's an den Kunden per Mail mit einem BCC an eine internen "blinden Benutzer" zu schicken. Damit ist gewährleistet, dass die Mail im Original aufbewahrt wird. Diese Mail befindet sich sim Eingang des "blinden Benutzers".
Sollte der Kunde eine Zweitschrift wollen, so kann er aus dem Rechnugsarchiv der AS/400 jederzeit eine Kopie haben.
Diese Kopie trägt den Vermerk ZWEITSCHRIFT die ja beim PDF nicht eingetragen werden kann.
Trotzdem ist es ein interesanntes Thema, da ja anscheinend Mail generell auf der AS/400 nur rausgeschickt werden, dieses Verhalten scheint ja wohl kein AS/400 Problem zu sein, sondern ein generelles Problemm aller Machinen die per SMTP direkt versenden.
mfg
DKSPROFI
KingofKning
13-01-16, 09:50
Das kannst Du unter Konfigurationen / Router / Advanced Journaling einstellen.
Da gehst Du sagt den Namen des Journal-File und die Größe z.B. 5 GB und dann werden dort alle Mails reingestellt die vom und aus Domino kommen.
GG
Ich kenn mich mit dem Journaling nicht aus, sollte dies aber in so etwas wie in einem Archiv landen und der Nutzer hat keine "Chance" seine Mails dort zu löschen stellt sich mir die Frage nach dem TK Gesetz. Denn es kann ja sein das evtl. keine Betriebsvereinbarung über die Speicherung / Archivierung von eMails existiert und dann ist man halt aus Sicht des Mitarbeiters TK Anbieter und dem Mitarbeiter "gehört" dann wortwörtlich sein Postfach und er kann damit machen was er will. Wie gesagt ich kenn mich weder mti Domino noch mit der Journalisierung und den Rechten dazu aus. Einfach mal so in die Wolke gesprochen ...
Ein Mitarbeiter darf (eigentlich) über die Firmenaccounts keine privaten Mails versenden.
Da inzwischen immer mehr Geschäftsverkehr und -Vereinbarungen per Mail und nicht mehr per Brief versendet werden, gehören diese Mails zur Nachweispflicht über Geschäftsvereinbarungen.
Kommt es im Falle des Falles zu einem Rechtsstreit muss man die getroffenen Vereinbarungen, eben auch diese per Mail, nachweisen können.
Kann man dieses nicht, hat man schlechte Karten. Hierzu gibt es genug Beispiele wie negativ sowas ausgehen kann (da soll es einen Fall zwischen SAP und einer amerikanischen Uni geben).
Da nun mal zwischen Firmen die Mitarbeiter durchaus direkt per Mail miteinander verkehren, muss man hier aufpassen, dass ggf. keine Leistungszusagen getroffen werden die von dem Mitarbeiter auf Grund seiner Stellung nicht gemacht werden dürfen.
Macht er diese trotzdem ist diese leider dann auch gültig.
Meldet ein Kunde z.B. einen Programmfehler per Mail und der Mitarbeiter sagt die Behebung innerhalb einer bestimmten Zeit zu, so kann anschließend, sollte der Fehler nicht behoben sein, der Kunde hier Regress einfordern wenn ihm ein entsprechender Schaden entsteht.
Das TK-Gesetz hat hiermit überhaupt nichts zu tun, da die Postfächer nun mal nicht dem Mitarbeiter gehören!
Eine Betriebsvereinbarung bedarf es hier nicht, da ja nun mal Mails dem Geschäftsverkehr zuzuordnen sind.
Vor der Mail gab es den klassischen Brief (wer kennt den noch?)!
Dieser wurde halt bei wichtigen Vereinbarungen automatisch in Kopie archiviert, sprich in einen Kundenordner (physisch!) abgelegt.
Ich denke nicht, dass ein Mitarbeiter früher private Briefe mit Firmenlogo und Firmenbriefpapier versendet hat.
Also solange in einem Unternehmen Versand und Empfang von privaten eMails geduldet ist, und es keine Betriebsvereinbarung oder Klauseln im Arbeitsvertrag vorzufinden sind, gehört der eMail Account dem Mitarbeiter. Auch eine Archivierung solcher Postfächer ist nicht erlaubt, es sei denn der Mitarbeiter gibt sein Einverständnis. Dies ist mein Kenntnisstand...
Bzgl. der Mails scheinst du tatsächlich Recht zu haben:
http://www.heise.de/resale/artikel/Die-E-Mails-der-Mitarbeiter-1727580.html
Mal wieder typisch deutsch.
Hier was zur Archivierung:
http://www.computerwoche.de/a/7-mythen-ueber-die-e-mail-archivierung,2363061
Der folgende Betrag ist hierzu sehr interessant, da er auf den Konflikt eingeht.
http://www.mailstore.com/de/whitepaper/email-archivierung-leitfaden-rechtssicherheit-deutschland.pdf
"Führende deutsche IT-Rechtler vertreten zudem die Auffassung, dass bei einer Interessenabwägung
zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 Abs. 1 GG15 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG16) und dem
Schutz des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers (Art. 14 Abs. 1GG)17
letzterer obsiegt. Der Begriff der „Erforderlichkeit“ (§ 32 BDSG)18 spielt hierbei eine wichtige Rolle. Denn aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht eben nicht nur ein Interesse, sondern
geradezu die Pflicht zur Archivierung. Allerdings muss der Arbeitgeber unbedingt seiner
Informationspflicht über die E-Mail-Archivierung gemäß § 4 Abs. 3 BDSG19 nachkommen und alle
Mitarbeiter vor der Implementation einer entsprechenden Lösung informieren."
Moin,
so, nach tagelangem googeln und diversen Tests (die mehr oder weniger erfolgreich waren) und die BCC ein Notlösung ist, kommt jetzt die konkrete Frage:
Ist es möglich, von der AS400 ein Mail zu schicken, und es dann im Notes User unter "Gesendet" bspw. abzulegen? Damit der User im Notes sieht, ob es von der AS400 aus weggeschickt wurde und erfolgreich war? Wenn ja, wo stellt man das ein?
Ich wäre sehr dankbar für alle Tipps.
mfg
DKSPROFI
KingofKning
19-01-16, 08:32
Da Du nicht mit einem Notesclient arbeitest, wirst Du wohl schlechte Karten haben.
Alternativ kannst Du Deine Frage ja mal bei http://atnotes.de/index.php?PHPSESSID=uninoe18l52mu4aq5c5oumipo3&board=46.0 einstellen.
Das Forum ist nicht schlecht. Villeicht kann Dir ja einer was basteln.
GG
Moin,
vielen Dank an alle. Ich war also mit meiner Vermutung richtig, das es sich dabei um ein Notes-Problem handelt. Wie machen es aber Kollegen die kein Domino Server haben. Irgendwo müssen doch die Mails sein oder hat man dafür extra etwas zusätzlich progrmmiert?
Dummerweise hatte unser Chef die Wartungsverträge mit IBM gekündigt, aonst hätte man ja einen Call aufmachen können.
mfg
DKSPROF
An der IBM liegt es ja auch nicht.
Ich denke mal, das muss halt irgendwie im Mailserver hinterlegt werden.
Per WRKDIRE, Auswahl 2 kannst du je User eine SMTP-Adresse hinterlegen.
Diese Adresse wird als Absender ausgewiesen.
Wenn ich von der AS/400 eine Mail an mich sende, wird die entsprechende SMTP-Adresse als Absender ausgewiesen.
Nun haben wir ja den Mail-Server und die Mail-Clients.
Wo wird nun die Postfach-Datei verwaltet?
Beim Exchange-Server gibt es auf dem Server das Postfach und im Client eine Kopie die z.B. per Outlook mit dem Server synchronisiert wird.
Es liegt dann wohl am Server, die Mail im Ausgangspostfach abzulegen.