Die XML-Worddateien sind mit Sicherheit größer als die RTF-Dateien und ggf. auch komplizierter zu bedienen (XML-Parser).

Ausserdem solltest du nicht hin- und herkopieren sondern nur eine Basis sozusagen als Muster in einer PF verfügbar halten und bei Bedarf eben ins IFS kopieren.

RTF's und XML's werden dann besonders groß wenn Bilder oder Logos enthalten (eingebettet) sind.
Diese werden dann meist als Expanded-Hex abgelegt.

Besser wäre für solche Fälle, Bilder oder Logos nicht einbetten sondern verknüpfen. Hier wird dann nur ein Pfadverweis eingetragen und das Bild nicht eingebettet.
Vorteil: gringere Größe des Dokuments und ggf. Anpassung des Bildes/Logos ohne alle Dokumente anpassen zu müssen.

Noch schlimmer wirds, wenn andere Anwendungen (z.B. Excel-Tabelle) eingebettet werden.