Da gibts bestimmt irgendeine Software, aber ich würde da erst mal den Zugriffsschutz prüfen (Berechtigung, Freigaben).
Wenn dieser nämlich korrekt verwaltet ist, gibt's keine Zugriffe unter nicht berechtigten Usern.

Wenn ein User als "nicht berechtigt" doch zugegriffen hat muss er sich den Zugriffsschlüssel besorgt haben und damit stünde im Log auch nur ein berechtigter Zugriff.

Zwischen Lesen oder XCOPY besteht für das System kein Unterschied, da man auch zum Lesen das Dokument öffnen muss. Und ob ich nun lese und mit "Speichern unter" kopiere oder XCOPY oder sonstwie kopiere, es macht keinen Unterschied.