Hallo,

Es gibt zwar Workflow-Systeme für die IBM i, jedoch wenn es nur um ein paar Simple steps geht, würde eine kleine Web-App auch reichen.
Mit PHP geht das recht einfach. Falls der ZendServer nicht installiert ist, kann man diesen bei Zend frei runterladen. Die Installation ist in der Readme sehr gut beschrieben. Man braucht da eigentlich nur ein paar Befehle via Copy-Paste absetzen und fertig.

Alles andere ist ein Thema der Architektur.
Z.B. beim Link: Man kann hier eine eindeutige ID generieren lassen, die vielleicht sogar nur für einen bestimten Zeitraum gültig ist. Damit könnte auch die Anmeldung umgangen werden, falls dies erforderlich ist.
Die Anmeldung kann via IBM i System User geschehen, einer Validation List oder man kann auch die User einer bestehenden Anwendung integrieren, wenn dies gewünscht ist.

Kurz gesagt: es gibt sehr viele Möglichkeiten. Die Frage ist nur, was sind die Anforderungen und was von den Firmenrichtlinien erlaubt ist.

lg Andreas