Signaturmanagement Compliance und kostenloses Marketing
von Wolfgang Siegl
Man kann davon ausgehen, dass in fast allen Unternehmen die Signaturen uneinheitlich sind. Und jeder von uns hat schon so manche Peinlichkeit gesehen. Aber weitaus kritischer ist, dass in sehr vielen Unternehmen regelmäßig E-Mails versendet werden, deren Signatur nicht im Geringsten den gesetzlichen Mindeststandards entsprechen. Doch in diesem Zustand steckt auch eine Chance: Wer die Probleme an der Wurzel angeht, kann mit jeder E-Mail das eigene Geschäft unterstützen.
„Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese Mail ausdrucken.“ Dieser Klassiker findet sich seit über einem Jahrzehnt unter geschäftlichen E-Mails, obwohl längst niemand mehr auf die Idee käme, grundlos E-Mails auszudrucken. Doch es gibt neben solchen Moralkeulen zahlreiche weitere typische Auswüchse, wenn sich die Mitarbeiter selbst um ihre Signatur kümmern: Der Erste setzt eine gif-Animation drunter, der Zweite nutzt einen Abspann mit veralteten Unternehmensdaten, der Dritte lässt die Signatur selbst bei der Kommunikation mit Kunden zu Vertragsangelegenheiten weg. Und mit Signaturen vom Schlage „Von meinem Smartphone gesendet“ gibt es noch neue Varianten, jeder Mail unwichtige Informationen mitzugeben, während die rechtlich vorgegebenen und nützlichen Informationen schlicht fehlen.
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Über den Autor
Wolfgang Siegl ist Prokurist bei treeConsult, einem Spezialisten für IT-Infrastrukturlösungen und Softwareentwicklung auf Basis von IBM Notes und Domino.