Signaturmanagement Compliance und kostenloses Marketing
von Wolfgang Siegl
Man kann davon ausgehen, dass in fast allen Unternehmen die Signaturen uneinheitlich sind. Und jeder von uns hat schon so manche Peinlichkeit gesehen. Aber weitaus kritischer ist, dass in sehr vielen Unternehmen regelmäßig E-Mails versendet werden, deren Signatur nicht im Geringsten den gesetzlichen Mindeststandards entsprechen. Doch in diesem Zustand steckt auch eine Chance: Wer die Probleme an der Wurzel angeht, kann mit jeder E-Mail das eigene Geschäft unterstützen.
„Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese Mail ausdrucken.“ Dieser Klassiker findet sich seit über einem Jahrzehnt unter geschäftlichen E-Mails, obwohl längst niemand mehr auf die Idee käme, grundlos E-Mails auszudrucken. Doch es gibt neben solchen Moralkeulen zahlreiche weitere typische Auswüchse, wenn sich die Mitarbeiter selbst um ihre Signatur kümmern: Der Erste setzt eine gif-Animation drunter, der Zweite nutzt einen Abspann mit veralteten Unternehmensdaten, der Dritte lässt die Signatur selbst bei der Kommunikation mit Kunden zu Vertragsangelegenheiten weg. Und mit Signaturen vom Schlage „Von meinem Smartphone gesendet“ gibt es noch neue Varianten, jeder Mail unwichtige Informationen mitzugeben, während die rechtlich vorgegebenen und nützlichen Informationen schlicht fehlen.
Das Problem ist hausgemacht. Das Management von Signaturen gehört nicht in die Hände einzelner Mitarbeiter. Schon deshalb nicht, weil niemand von ihnen verlangen kann, jede Rechtsvorschrift und jeden Gesellschafter- oder Vorstandswechsel mitzubekommen und mit der Änderung der Signatur nachzuvollziehen.
Signaturen gehören zentral verwaltet. Am meisten Sinn ergibt eine gemeinsame Zuständigkeit von der IT-Abteilung einerseits, um für immer aktuelle Daten gemäß des Verzeichnisdienstes zu sorgen, und von der Marketing-Abteilung andererseits. Letztere kann mit Hilfe von Signaturmarketing Events bewerben, auf Promotions aufmerksam machen und ein klares Markenbild aufbauen. Signaturmanagement schließt also nicht nur eine Dauerbaustelle, sondern generiert mit jeder Mail einen Mehrwert.
Vorteile mit Signaturmanagement:
- Einheitlichkeit: Genauso wie die Visitenkarten sollten auch die Signaturen innerhalb einer Organisation das gleiche Look&Feel haben. Wenn jeder Mitarbeiter in seinem Signatur-Editor die Signatur selbst bearbeitet, ist eine Corporate Identity nicht zu erreichen. Durch Signaturmanagement ist unter anderem sichergestellt, dass alle Signaturen die gleichen Schriftarten, Farben und Zeilenabstände nutzen – und das niemand auf eigene Faust Zusätze anbringt, die im Unternehmensalltag deplatziert wirken.
- Compliance: Eine neue Unternehmensadresse, ein neuer Geschäftsführer? Eine solche Aktualisierung der Signatur lässt sich mittels Signaturmanagement zentral innerhalb von wenigen Minuten für das gesamte Unternehmen ausrollen.
- Zeitersparnis: Für den geübten User mag es schnell gehen, eine E-Mail-Signatur zu verändern. Aber wenn hunderte von Mitarbeitern mit sehr unterschiedlichen IT-Fertigkeiten dies tun müssen, stellt dies einen erheblichen Kostenfaktor dar. Egal ob es nur eine Änderung des Textes ist, etwa der Name eines neuen Geschäftsführers, eine Änderung des Unternehmenslogos oder einfach des Aussehens der Unternehmenssignaturen – es bedeutet über das gesamte Unternehmen hinweg viele verlorene Arbeitsstunden. Und trotz dieses Aufwands werden nie wirklich alle Mitarbeiter eine Signatur mit dem letzten Stand der Dinge haben werden. Mitarbeiter in Urlaub, Elternzeit oder Dienstreise werden in vielen Fällen die Aufforderung zur Änderung der Signatur übersehen oder nicht beachten.
- Erstellung von Templates: Signaturmanagement erlaubt die Erstellung von Vorlagen, die durch Daten aus dem Verzeichnisdienst aufgefüllt werden – zum Beispiel Name, Titel, Telefonnummer, Abteilungsname, E-Mail-Adresse. Das heißt, der einzelne Mitarbeiter muss sich nicht mehr um die Richtigkeit und das Layout seiner Signaturen kümmern.
- Unterschiedliche Signaturen für internen und externen Mailverkehr: Ein Signaturmanagement ermöglicht mittels Policies automatisch immer, die richtige Signatur anzufügen. In der Regel ist die vollständige Signatur nur für externe Mails notwendig. Mails innerhalb einer Organisation können auf eine Kurzform zurückgreifen, etwa nur Name, Titel, Telefonnummer.
- Erstellung von Gruppen: Unterschiedliche Gruppen, die man gemeinsam managt, können unterschiedlich gestaltete Signaturen erhalten. Dies ist zum Beispiel sinnvoll für Unternehmen, die unter mehreren Marken gegenüber ihren Kunden auftreten.
- Mandantenfähigkeit: Es ist auch möglich, einer Person mehrere Signaturen zur Auswahl zu geben. Dies ist zum Beispiel nötig für Zentralbereiche wie Einkauf oder Call Center Agents, die im Auftrag verschiedener Unternehmen E-Mails versenden. Anhang von vCards: Die Signatur kann mit vCards ergänzt werden, die dem Empfänger eine einfache Speicherung der kompletten Kontaktdaten des Absenders ermöglichen.
- Mobile Device-Unterstützung: Das Signaturmanagement ist am zentralen Mailserver angesiedelt. Daher werden auch die E-Mails, die von einem mobilen Gerät versendet worden, mit der korrekten Signatur versehen.
Neben diesen Punkten nimmt das Signaturmarketing eine besondere Rolle ein. Denn das zentrale Signaturmanagement bietet auch die Möglichkeit, Signaturen zu ergänzen. So sind Policies konfigurierbar, die feingranular, je nach Anwender, Abteilung, Gruppe, Funktion und dem Zeitpunkt des Mailversands zusätzliche Informationen unter die E-Mail setzen. Signaturmarketing hat sich nicht zuletzt als sehr erfolgreich erwiesen, um einige Wochen im Voraus für Messeauftritte oder Veranstaltungen zu werben.
Mitarbeiter als Markenbotschafter
Genauso lassen sich aber wichtige Unternehmensnews verbreiten („Neue Filiale in Hamburg“) oder Produkt-Promotions bekannt machen („Jetzt zugreifen und 20 Prozent Rabatt sichern“). Signaturmarketing dürfte die einzige Form des Marketings sein, die neben der einmaligen Implementierung nahezu keine Kosten mehr verursacht. Die berechtigten Marketingmanager können ganz bequem in eine Maske den gewünschten Text, die Grafik und die Links zu weiterführenden Informationen eingeben. Auf Knopfdruck werden alle Mitarbeiter zu Marken-Botschaftern und helfen, Geschäftsziele zu erreichen.
Auch damit ist der Nutzen von Signaturmanagement noch nicht ausgereizt. Darüber hinaus lässt sich das Signaturmanagement mit anderen Lösungen kombinieren, um Geschäftsprozesse zu unterstützen. In gut integrierten Lösungen können Unternehmen zum Beispiel für bestimmte E-Mails ein Vier-Augen-Prinzip einführen. Dann muss vor Versand eine zweite Person – oft der Vorgesetzte – den Versand freigeben. Ein weiteres Beispiel ist die Kombination mit Managed File Transfer (MFT): Noch immer werden viel zu oft vertrauliche oder zu große Anhänge per E-Mail versendet. Eine Kombination von Signatur- und Informationsmanagement sorgt dafür, dass solche Anhänge automatisch und ohne Einwirken des Users über ein professionelles MFT-System versendet werden. Die E-Mail, die beim Empfänger ankommt, enthält dann statt eines großen Anhangs einfach einen Downloadlink. Das Unternehmen aus dem die Mail stammt, kann diesen Inhalt mit Policies wie Verfallsdatum oder Passwortschutz vor unbefugtem Zugriff schützen.
Je größer ein Unternehmen ist, desto weniger kann es sich darauf verlassen, dass alle Mitarbeiter aus eigenem Antrieb aktuelle, einheitliche und rechtssichere Signaturen nutzen. Eine zentrale Verwaltung der Signaturen ist unabdingbar, um rechtlich einwandfreie E-Mail-Kommunikation sicher zu stellen. Das Beste ist aber, dass sich die Einführung sogar bezahlt macht. Denn Unternehmen bekommen alle Vorteile des Signaturmarketings dazu.
Wolfgang Siegl
Über den Autor
Wolfgang Siegl ist Prokurist bei treeConsult, einem Spezialisten für IT-Infrastrukturlösungen und Softwareentwicklung auf Basis von IBM Notes und Domino.
Ähnliche Artikel:
