Groupware, Office und Messaging, Teil 2

10. November 2008 | Von admin | Kategorie: Software Development + Change Mgmt., Wissenschaft und Forschung

Ein Internet-Artikel aus der NEWSolutions mit NEWSabo plus Zugang über: Unternehmen gebrauchen zunehmend Software, welche die unternehmensweite Kollaboration mit Office- und Messaging-Lösungen kombiniert – anstelle einzelner Produkte, die zueinander nur eingeschränkt kompatibel sind und deren Lizenzen wie Installationen separat gewartet werden müssen. Die Unterstützung der Koordination von Terminen wie auch des Managements von E-Mails und Kontakten insbesondere bei der Einbindung mobiler oder externer Mitarbeiter, sind nur einige der gegenwärtigen Anforderungen an Groupware. Zum heutigen Groupware-Leistungsumfang zählen außerdem Verbundanwendungen, die Arbeitsabwicklungs-Optimierung mittels Activity-Centric Computing und Produktivitätstools für die Büroarbeit mitsamt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationseditoren. Dieser Beitrag thematisiert die Groupware, behandelt deren technisches Konzept im i5/OS Umfeld und nennt entsprechende Lösungen. Teil 1 des Artikels lesen Sie in NEWSolutions, Ausgabe Dezember 2008.

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von Eldar Sultanow, Prof. Tiziana Margaria

Künstler Burgy Zapp

Unternehmen gebrauchen zunehmend Software, welche die unternehmensweite Kollaboration mit Office- und Messaging-Lösungen kombiniert – anstelle einzelner Produkte, die zueinander nur eingeschränkt kompatibel sind und deren Lizenzen wie Installationen separat gewartet werden müssen. Die Unterstützung der Koordination von Terminen wie auch des Managements von E-Mails und Kontakten insbesondere bei der Einbindung mobiler oder externer Mitarbeiter, sind nur einige der gegenwärtigen Anforderungen an Groupware. Zum heutigen Groupware-Leistungsumfang zählen außerdem Verbundanwendungen, die Arbeitsabwicklungs-Optimierung mittels Activity-Centric Computing und Produktivitätstools für die Büroarbeit mitsamt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationseditoren. Dieser Beitrag thematisiert die Groupware, behandelt deren technisches Konzept im i5/OS Umfeld und nennt entsprechende Lösungen. Teil 1 des Artikels lesen Sie in NEWSolutions, Ausgabe Dezember 2008.

E-Mail

Gemäß heutigen Anforderungen müssen sich E-Mails per Diskussionsfaden (sog. Thread) zusammenfassen und anzeigen lassen, der zudem für eine themenspezifische Nachrichtengruppierung erweitert werden kann. Ein Vorschaumodus dient dem Auffinden gesuchter Informationen, die sich oftmals in langen Konversationen verbergen.

Neben den E-Mail-Grundfunktionen bieten mittlerweile verschiedene Kollaborationslösungen Erweiterungen für bspw. RSS (Really Simple Syndication), über die Benutzer Informationen aus bevorzugten Quellen erhalten, mit deren Hilfe Fragen beantwortet oder Aufgaben erledigt werden können. Eine Rückruffunktion ermöglicht es, bereits gesendete E-Mail-Nachrichten zurückzuholen und Abwesenheitsfunktionen dürfen keine merklichen Verzögerungen beim Zustellen von Abwesenheitsbenachrichtigungen aufweisen.

Kalender

Während der Posteingang ausschließlich dem Management von E-Mail-Nachrichten vorbehalten bleibt, dient die Kalenderfunktion primär dem Führungs- und Fachpersonal dazu, ihren Arbeitstag zu planen, Besprechungseinladungen zu verwalten und Entscheidungen zu treffen. Ein Kalender hebt das Datum mit wichtigen Besprechungen oder Terminen in der Monatsansicht hervor, um den Mitarbeiter visuell auf Tage hinzuweisen, an denen Besprechungen geplant sind oder für die unbearbeitete Einladungen vorliegen. Durch Doppelklicken auf die hervorgehobenen Einträge kann dieser auf Einladungen reagieren, um sie anzunehmen, abzulehnen oder einen Gegenvorschlag zu machen. Bei Terminkonflikten muss wiederum dem Besprechungsleiter die Möglichkeit gegeben sein, Teilnehmer aus- oder abzuwählen, um den geeignetesten Besprechungstermin zu finden. Die Lotus-Benutzeroberfläche für E-Mail und Kalenderfunktion ist in Abbildung 2 dargestellt.

Kontakte

Grundsätzlich tragen visitenkartenähnliche Darstellungen mit integrierten Fotos dazu bei, Kontaktinformationen schneller zu finden. Des Weiteren besteht eine essentielle Anforderung an Kollaborationsumgebungen in der Befähigung einer kontextsensitiven Online-Zusammenarbeit aus der Ansicht sämtlicher Kontakte eines Mitarbeiters heraus.

Verbundanwendungen

Kollaborationsplattformen realisieren die Einbindung von Geschäftsbereichs-Lösungen und -Daten in neue Arten von Anwendungen, so genannte Verbundanwendungen. Hierzu zählen offene Standards des Eclipse-Frameworks, welche im Hinblick auf die Anwendungsentwicklung in eine Lotus-Umgebung integriert werden. Eine auf Komponenten basierende Architektur bildet die Grundlage, Funktionen unterschiedlicher Systeme zu aggregieren, zugänglich zu machen und einzusetzen. An dieser Stelle sind zwei elementare Aspekte im Zusammenhang mit der Komponentisierung durch Eclipse zu nennen:

Die OSGI (Open Services Gateway initiative)-Spezifikation ist ein Komponentenmodell für Java, das die Definition von Modulen, Sichtbarkeit, Versionen und Abhängigkeiten erlaubt. Eine konkrete OSGI-Referenzimplementierung namens Equinox bildet die Basis von Eclipse.
Die SOA (Service-orientierte Architektur) definiert individuelle Komponenten als Services innerhalb von Systemlandschaften. Den Aufbau einer solchen Architektur unterstützt die Eclipse SOA Tools Platform (STP), indem sie Services aus einer WSDL generiert und automatisiert verteilt.

Verbundanwendungen, die am Frontend einer SOA zu finden sind, fassen Komponenten auf dem Bildschirm zusammen, um Mitarbeitern Inhalte aus verschiedenen Systemen in einem einzigen Kontext zu präsentieren. Im Falle einer Lotus-Umgebung liefern die Komponenten bspw. den Zugang zu Informationen aus einer Notes-Datenbank, Java-Anwendung oder aus dem Web allgemein. Das Erstellen von Verbundanwendungen durch Endnutzern und Geschäftsbereichsmanagern erfolgt über spezielle Editoren der Kollaborationsplattform. Nachfolgend sind die wesentlichen Vorteile des mittels Verbundanwendung abgebildeten Komponenten-Aggregats genannt:

Verbesserung der Mitarbeiter- und Unternehmenseffektivität durch den Einsatz von Interaktions- und Kollaborationswerkzeugen im Geschäftsprozess- und Fachanwendungskontext
Möglichkeit zur Nutzung und Erweiterung bestehender Ressourcen mit zunehmender Anpassungsfähigkeit und Agilität
Anreiz zur Erstellung von wiederverwendbaren Ressourcen für eine schnellere und kosteneffizientere Reaktion auf neue Geschäftsanforderungen
Reduzierung der Kosten von IT-Services und kürzere Einführungszeit für neue IT-Initiativen

Ein gängiger Integrationsansatz für Verbundanwendungen besteht in der Einführung einer abstrahierenden Schicht zwischen verteilten Diensten und der Client-Anwendung, welche diese Services konsumiert. Technisch erfolgt dies im Regelfall über einen WSDL-Import, der entsprechenden Quellcode erzeugt.

Produktivitätstools

Grundlegende Standardwerkzeuge, die von vielen geschäftlichen Anwendern benötigt und tagtäglich eingesetzt werden, umfassen Anwendungen für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation. Kollaborationsplattformen verfügen über Produktivitätstools für den Büroeinsatz, mit denen Mitarbeiter Office-Dokumente erstellen, bearbeiten und im Rahmen der Online-Zusammenarbeit verwenden können. Verbreitete und zu unterstützende Office-Dokumentformate sind das OASIS OpenDocument Format (ODF) und Microsoft Office Open XML (OOXML).

Activity-Centric Computing

Activity-Centric Computing bezeichnet die Aktivitäten-orientierte Datenverarbeitung – ein neuartiges Konzept der Online-Zusammenarbeit. Im Rahmen von Activity-Centric Computing werden sämtliche korrelierende Arbeitskomponenten an einem gemeinsamen Ort zusammengeführt. Im Genaueren werden die über verschiedene Kommunikationskanäle (E-Mail, Instant Messaging, gemeinsame Datei- und Bildschirmnutzung) verfügbaren Informationsquellen in einer zentralen, vereinfachten Ansicht zusammengefasst, welche jedes Projektmitglied im Hinblick auf eine teamseitige Verwendung aktualisiert. Hierbei fördert das Synchronisieren aller Teammitglieder eine höhere Konzentration auf deren Projekte und Statussituationen sowie die effizientere und produktivere Zusammenarbeit.

Online Conference Service (OCS)

OCS ist der Name einer speziellen Groupware-Lösung mit Kollaborationsfunktionen wie z.B. E-Mail und die gruppenbezogene Rechtevergabe, die deren bisherigen Anforderungshorizont im Umfeld verteilter Gruppenarbeit erweitern. Es handelt sich um den personalisierten Internetdienst für wissenschaftliche Begutachtungsprozesse, der von Lindner, Margaria, et al. im Rahmen einer eBusiness-Konferenz [LiMS01] vorgestellt wurde und seitdem vom Springer Verlag eingesetzt wird. Das Produkt OCS fällt in die Kategorie einer konkreten Ausformung von Group Decision Support Systemen (GDDS) und dient zur verteilten, kollektiven Beratung und Entscheidung über bestimmte Sachverhalte, die unter Datenschutz stehen, wie etwa Businesspläne, Kredite oder unveröffentlichte wissenschaftliche Ergebnisse (Papers). Für den letzteren Fall befindet sich in Dordrecht das durch den Springer Verlag eingesetzte OCS-Cluster. Es unterstützt das so genannte Chinese-Wall-Principle – hier zum Zweck einer unabhängigen Begutachtung mit späterem Ergebnisvergleich und Ranking. Die gültige Entscheidung wird abschließend nach Diskussion gefällt, wobei sich die Chinese-Walls ereignisgesteuert aufheben lassen. Wenn z.B. alle Gutachten über einen Beitrag eingetroffen sind, kann jeder Reviewer diese einsehen. Grundsätzlich sind Reviewers für die Autoren immer anonym, aber nicht untereinander. Zwei verschiedene Modi gewährleisten zusätzliche Anonymität der Beteiligten: Blind (Reviewer sind untereinander anonym) und Double Blind (Reviewer wissen auch nicht, wer die Autoren sind, über deren Paper sie gutachten).