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Tridion weist auf ungenutzte Potenziale bei Content Management Systemen hin

Die Ziele bei der Anschaffung eines Content Management Systems (CMS) sind hoch gesteckt, doch die Umsetzung lässt bei fast zwei Dritteln aller Unternehmen zu wünschen übrig. Dies belegen Umfrageergebnisse des Instituts für Medien- und Kommunikationsmanagement der Universität St. Gallen unter 200 Content Managern und IT-Verantwortlichen aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe – variierend von zwei bis 65.000 Mitarbeitern.* Fokus der weltweit angelegten Studie war herauszufinden, wie Unternehmen mit ihren Informationen und Dokumenten umgehen und in welchem Maße die Optimierungs-Potentiale der Content-Management-Lösung genutzt werden. Gerade einmal 14 % der Befragten gaben an, mit dem CMS Informationen und Dokumente – sowohl im Internet als auch im unternehmensinternen Intranet und Extranet – parallel zu verwenden. Die restlichen 86 % nannten als Ursache für die mangelnde Nutzung von Informationen auf unterschiedlichen Kanälen, dass die Inhalte redundant in verschiedenen Systemen gespeichert werden. Weiterhin verwendet mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen ihr Content Management System nur zur Verwaltung der Inhalte auf den Unternehmens-Websites. Nur knapp jedes zweite Unternehmen (45 %) hat dagegen das CMS in die unternehmensinternen Informationssysteme, wie Data Warehouse und Customer Relationship Management Software, integriert.

Tridion, europäischer Anbieter von XML-basierten Enterprise Content Management-Lösungen, reagiert darauf und gibt Unternehmen Tipps, wie sie geplante CMS-Projekte effizient in die Tat umsetzen können. Unter der E-Mail-Adresse german.news@tridion.com stehen CMS-Experten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

„Unsere Untersuchung ergab, dass die Hintergründe für die Anschaffung eines CMS hauptsächlich die Wiederverwendbarkeit und Mehrfachverwendung von Inhalten, die Multi Channeling-Möglichkeiten sowie die Durchgängigkeit von Gestaltungsrichtlinien (wie Corporate Design und Layout) waren“, erklärt Florian Stahl, Leiter des Projekts am Institut für Medien- und Kommunikationsmanagement der Universität St. Gallen. „Die wenigsten dieser Kaufargumente wurden jedoch in die Praxis umgesetzt. Gründe dafür sind einerseits die mangelnde Bedarfsanalyse bei der Anschaffung sowie die unklare Regelung der Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Andererseits begehen die Unternehmen oft den Fehler, Content Management zu zwei Dritteln als ein reines Technologie-Thema und nur zu einem Drittel als ein Management-Thema zu behandeln. Um die jeweils gesetzten Content Management-Ziele zu erreichen, sollte das Verhältnis jedoch umgekehrt sein.“

Die erhobenen Daten sprechen eine eindeutige Sprache: 29 % der Befragten gaben an, die mit der CMS-Anschaffung verbunden Ziele nicht erreicht zu haben. Weitere 36 % kommentierten, dass die Umsetzung der Pläne noch in Arbeit ist.

„Unternehmen – und besonders die Managementebene – müssen realisieren, dass Content Management weit mehr als der bloße Erwerb einer Software-Lizenz ist. Ein effektives Management der Unternehmensinhalte beginnt bereits mit der unternehmensspezifischen Bedarfsanalyse und berücksichtigt Unternehmensprozesse und Arbeitsflüsse, um einen sinnvollen Content-Lebenszyklus zu entwickeln“, rät Jürgen Heyken, Geschäftsführer von Tridion Deutschland. „Im Anschluss daran sollte eine Content Management-Strategie ausgearbeitet werden, die auch die Integration des gesamten Informations- und Wissensmanagements des Unternehmens vorsieht. Wenn dazu die Management-Perspektive und die vereinbarte Content Management-Methodik konsequent eingehalten werden, lassen sich die Ziele – wie die Wiederverwendbarkeit und Mehrfachverwendung von Inhalten, die kürzere Produktionszeit für Inhalte oder die Einbindung von anderen unternehmensinternen Informationsdiensten – innerhalb eines vorhersagbaren Zeitrahmens problemlos erreichen.“

* Florian Stahl und Wolfgang Maass (Hrsg.): Content-Management-Handbuch, Netacademy Press, St. Gallen 2003.
Weitere Informationen zu Tridion finden Sie unter www.tridion.de
oder im Virtual Press Room von LEWIS unter www.lewisvpr.com/clients/tridion.html.

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