Ist Ihr Outputmanagement bereit für den digitalen Wandel?

20. November 2019 | Von admin | Kategorie: Solutions & Provider

Die Möglichkeiten, die in der Digitalisierung liegen, müssen Unternehmen früher oder später nutzen, damit sie wettbewerbsfähig bleiben. Sie müssen sich dieser Herausforderung stellen – möglichst frei von Ängsten, mit viel Lust auf Neues und natürlich auch mit einer gewissen Hartnäckigkeit.

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von Manuela K. Fischer

Ein IT-Partner, der im Laufe der Jahre schon viele Veränderungen mitgemacht hat und stets voraus schaut, kann mit seiner Erfahrung und seiner Kompetenz auch bei dieser Transformation für das nötige „Wohlgefühl“ und erfolgreiche Entwicklungen sorgen.

Der Abschied vom Papier ist ein erster und guter Schritt in Richtung Digitalisierung. „Weg vom Papier“ zählt praktisch zu den Daueraufgaben des Wiener Outputmanagement-Spezialisten ROHA und das seit vielen Jahren.

Flexibel

Unternehmen wollen ihre Dokumente nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch erhalten oder verschicken – und das in verschiedensten Formaten, die sich auch immer wieder ändern. Wichtig ist also eine flexible Softwarelösung, die auf langfristige Verwendung ausgelegt ist und an neue Gegebenheit rasch angepasst werden kann.

Kosten sparen

Durch den Einsatz von SpoolMaster® lassen sich neben der Einsparung von Druck-, Papier- und Portokosten auch andere wertvolle Ressourcen freisetzen. So liegen im Zeit- und Personalmanagement ebenfalls beachtliche Einsparpotenziale.
Die Vorteile liegen also klar auf der Hand. Ein modernes Outputmanagement-System ist aber natürlich weit mehr als ein „Spool-Behübscher“, mit dem man Druckkosten spart. SpoolMaster® verarbeitet den gesamten Output eines Unternehmens.

Corporate Design

Vorgaben im Rahmen des Corporate Designs können bequem umgesetzt werden. Man bindet Grafiken, Logos oder individuelle Firmenschriften ganz einfach in Ausgaben ein und konvertiert Dokumente in PDF oder PDF/A, etwa für die Archivierung oder für den E-Mailversand.

Erweiterte Datennutzung

Zusätzlich können Daten nach Belieben weiterverarbeitet werden. Ein typisches Beispiel ist der ZUGferd-Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch über das PDF-Format mit eingebetteten XML-Daten. Die Möglichkeiten, die SpoolMaster® für Unternehmen jeder Größe bietet, sind vielfältig und erstrecken sich von PC-Anwendungen wie Microsoft Office über E-Mailsysteme, Websites bis hin zu Archivsystemen.

Dynamische Dokumente

SpoolMaster® wird laufend weiterentwickelt, so dass Unternehmen stets „up-to-date“ sind und auch für den digitalen Wandel bestens gerüstet sind. Es lässt sich zunehmend beobachten, dass Unternehmen keine Spooldateien mehr erzeugen, sondern nur noch Daten zur Verfügung stellen, aus denen dann die entsprechenden Belege generiert werden.
Selbst wenn dafür schon einige Funktionen entwickelt wurden, sind diese „dynamischen Dokumente“ ein großes Thema für die nächste Version von SpoolMaster®. Unternehmen profitieren davon, weil sie für die Erstellung von Rechnungen oder Lieferscheinen kein Programm mehr entwickeln müssen. Der Kunde liefert einfach die Datenquellen und das zugehörige Formular. Den Rest erledigt SpoolMaster®: die entsprechende PDF-Datei wird erstellt und automatisch per E-Mail verschickt.

Weitere Leading-Edge Funktionen

Ein weiterer Trend und somit eine Aufgabe, mit der sich ROHA aktuell beschäftigt, ist das Bedrucken von Plastikkarten für Sicherheitsausweise, Zutritts- bzw. Stempelkarten, Geschenk- oder Verzehrgutscheine oder für Kundenkarten. Viele große Unternehmen planen zur Zeit das Bedrucken von PVC-Kunststoff oder laminierten bzw. lackierten Kunststoffkarten, die teilweise auch mit Chips oder Magnetstreifen versehen sind. Dafür sind Spezialdrucker nötig, mit deren Herstellern ROHA zur Zeit intensive Gespräche pflegt.

Noch mehr 2D-Codes

Nach der Implementierung des Swiss QR-Codes für die ordnungsgemäße Erstellung der Schweizer QR-Rechnungen, wurde das bereits seit langem bestehende SpoolMaster® Modul 2D Barcode nun um weitere 2D-Codes ergänzt. Bislang konnten nur Data Matrix und QR-Code umgesetzt werden. Nun sind auch die Varianten des Aztec, MaxiCode und PDF 417 möglich. So wie viele SpoolMaster® Module, entstand auch dieses Modul aufgrund einer speziellen Kundenanforderung. In diesem Fall wurden die Codes in Speditionsunternehmen für den Druck von Versandetiketten zur Optimierung der Logistikkette benötigt und für den Kunden implementiert. Nun stehen diese 2D-Codes allen SpoolMaster-Nutzern zur Verfügung.

Wolfgang M. Roser

ROHA Software Support GmbH, Ameisgasse 49-51, 1140 Wien, Tel. +43 1 4196700, roha.at

Digitalisierung in der Praxis

Zum Thema Digitalisierung hebt Wolfgang M. Roser, der Gründer von ROHA Software Support GmbH, unmißverständlich hervor: „Erklärtes Ziel der Wiener „SpoolMeister“ ist es, Unternehmen beim Abschied vom Papier bestmöglich zu unterstützen und sie auf dem Weg in eine erfolgreiche Digitalisierung zu begleiten. SpoolMaster® bietet diesbezüglich sehr viele Möglichkeiten. “