von Franz Hertel 
Auch kurze Schreiben können eine gewaltige Reaktion hervorrufen, insbesondere wenn sie aus dem Bundesfinanzministerium stammen. Ein Musterbeispiel hierfür ist das 7-seitige BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 – sehr hübsch auch als „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen„ bezeichnet. Eine Welle der Empörung ging durchs Land, da das Ministerium mit diesem Schreiben erstmals klare Grundsätze definierte, nach denen die Finanzämter im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen ab 2002 auf die steuerlich relevanten Datenbestände von Unternehmen zugreifen können. Und während die digitale Archivierung solcher Unterlagen bisher nur toleriert wurde, ist sie ab 2002 nun vorgeschrieben, sofern es sich um originär digitale Unterlagen handelt. Das Finanzministerium zwinge die Unternehmen zur Einführung digitaler Archive, lautet der wesentliche Vorwurf, und dies innerhalb kürzester Fristen. Dabei wird jedoch gerne übersehen, dass Unternehmen, die steuerlich relevante Unterlagen digital erstellen, sich wohl zu 100 Prozent vor der Einführung solcher Prozesse bereits Gedanken über die Archivierung ihrer digitalen Unterlagen gemacht und entsprechende Archive implementiert haben.
Neu ist allerdings, dass digitalisierte (also ursprünglich analoge) Daten nun nicht mehr ausschließlich auf Microfiche, sondern in maschinell auswertbarer Form archiviert werden müssen, sofern sie nicht mehr auf Papier verfügbar sind. Die in vielen Unternehmen übliche Praxis, Unterlagen zu scannen und nach Abschluss der Bearbeitung auf Microfiches zu übertragen, gilt ab 2002 nicht mehr als ordnungsmäßige Buchführung.
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