Verwaltungsstrukturen wachsen stetig, sie müssen immer wieder mit neuer Hardware ausgestattet werden, um alle anfallenden Aufgaben zuverlässig erledigen zu können. Das Risiko, sich mit einer wachsenden Anzahl von kleineren Druckern, Kopierern und Fax-Geräten eine unübersichtlich ausuferndes IT-System zu schaffen, sollte nicht unterschätzt werden. Die Drucker müssen gewartet werden, wenn sie die Qualität dauerhaft gewährleisten sollen, benötigen unterschiedliches Druckerzubehör und verursachen somit zusätzliche Kosten.
Andererseits verbessert sich die Print-Technologie permanent und wird immer ressourcenschonender. Neue und für große Leistungen geeignete Multifunktionssysteme erledigen nicht nur alle Druckaufträge in bester Qualität, sie funktionieren auch zuverlässig als Kopierer, Scanner oder Fax-Gerät. Werden sie effektiv in die IT-Struktur implementiert, können zum einen Energie und zum anderen Druckmedien, wie zum Beispiel Papier oder Toner, gespart werden. Darüber hinaus fallen die Wartungskosten für diverse Einzel-Drucker oder Fax-Geräte weg. Wie groß das Einsparpotenzial ausfällt, wird den meisten Unternehmen erst bewusst, wenn alle anfallenden Druckkosten unter dem Strich summiert und einem Miet-Angebot gegenübergestellt werden.
Spezielle Dienstleister untersuchen nämlich zunächst das realistische Druckaufkommen in den verschiedenen Unternehmensstrukturen, um das passend dimensionierte Multifunktionsgerät auswählen zu können. Dabei kommt meist Erstaunliches zutage, nämlich wie viel Papier unter dem Strich verbraucht wird, wie hoch die Wartungs- und Instandhaltungskosten ausfallen und was die laufenden Verbrauchsmaterialien kosten. Insbesondere ältere Drucker, Fax-Geräte oder Kopierer, die noch unangemessen viel Strom verbrauchen oder bei technischen Fehlern Papier verschwenden, werden sich als enorme Ressourcenverschwender herausstellen – von den Unannehmlichkeiten bei technischen Problemen ganz abgesehen.
Durch das Leasen von Multifunktionssystemen werden solche Probleme verhindert bzw. beseitigt. Dieser Service, welcher u. a. von Konica Minolta angeboten wird, kann dabei helfen, dass der richtige Drucker zum einen auf den reellen Druckbedarf zugeschnitten ausgewählt wird und zum anderen den neuesten technologischen Standards entspricht. So kann ein Unternehmen die sonst unwägbaren Druckkosten kalkulierbar machen: Es zahlt nämlich nur nach der Anzahl der gedruckten Seiten. Der gemietete Drucker, egal ob es sich dabei um einen ausgesprochenen Hochleistungsdrucker oder ein Multifunktionsgerät handelt, wird für die Mietdauer zur Verfügung gestellt und bei Bedarf ausgewechselt. Auf der Grundlage der zuvor akribisch ermittelten notwendigen Druckleistung wird ein Preis pro Seite ausgehandelt – abgerechnet wird nach Aufkommen.
Nicht zu verachten ist der Nebeneffekt bei der Untersuchung der Verwaltungsabläufe, denn nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen eignet sich das effektive Outsourcing von Druckleistungen. Insbesondere große und teilweise unübersichtliche Verwaltungsstrukturen lassen sich auf diese Weise optimieren. Für Unternehmen heißt das: Die laufenden Kosten für Druckaufträge werden nicht nur kalkulierbar, sondern vor allem reduziert. Somit wird nicht nur die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen, sondern auch der Workflow, auch Nachhaltigkeit optimiert.
Ähnliche Artikel:
