Warum Open Sourc?
Das fragt man mich ständig. Unabhängig davon, vor welcher Personengruppe ich gerade spreche, welche Open Software ich auch empfehle, immer kommt diese Frage. Ganz ehrlich, es gibt tausende von Gründen, aber jetzt will ich mich auf die Gründe beschränken, aus denen ich mich für eine Open Source DMS-Lösung entschieden habe.
Die größte Hürde ist immer die Kostenfrage. Diese Erfahrung habe ich auch gemacht. Ich begann meine Suche bei Microsoft SharePoint. Diese Plattform hat sehr viele Features. Die Kostenfrage führte mich direkt zu Open Source und es gelang mir, ein kleines „Pilotprojekt“ zusammenzustellen, ohne einen Cent auszugeben. Bei gekauften Lösungen ist man meist gezwungen, das ganze Produkt, oder jedenfalls die meisten Module zu kaufen, bevor man selbst testen kann. So läuft man natürlich Gefahr, eine sub-optimal passende Lösung zu kaufen.
Mit der von mir ausgewählten Open Source Lösung konnte ich klein anfangen und musste kein Geld ausgeben. Im weiteren Verlauf des Projekts konnte ich dann Support-Verträge dazukaufen. Es war schon immer viel leichter, die Genehmigung für ein Budget zu erhalten, wenn man schon ein funktionierendes Projekt vorzuweisen hat.
Ein weiterer sehr wichtiger Auswahl-Aspekt war die für mein Unternehmen passende Größe der Anwendung. Die Angebotsvielfalt ist groß und jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Kommerzielle Lösungen bieten meist weniger Flexibilität als Open Source Anwendungen, die man nach Belieben anpassen kann, da man ja die Source hat. Wenn ihr Unternehmen eine etwas andere Art der Verarbeitung braucht, kann man die Änderung vornehmen. Wenn es zu kompliziert wird, das im Hause zu machen, gibt es immer noch externe Berater, die sich mit der zu ändernden Lösung gut auskennen. Meist handelt es sich hierbei um Programmierer, die an der Entwicklung der Anwendung beteiligt waren und folglich ihren Aufbau sehr gut kennen.
Wichtig ist auch noch, dass Open Source Software für deren Hersteller oft als eine Art Beta-Version fungiert, die zusätzliche Funktionen enthält, die die kostenpflichtige Variante nicht hat. Ab und zu sind noch kleine Bugs drin, aber ich bin bei der Verwendung einer Community Software noch nie auf einen fatalen Fehler gestoßen. Ich konnte bisher mit Hilfe eines kurzen Fehlerberichts an den Software-Hersteller noch jede Unebenheit ausbügeln.
Zum Thema Open Source Dokumentenmanagement Alternativen gibt es noch ein paar weitere Überlegungen zu berücksichtigen. Wenn ein Hauptgrund für die Einführung einer DMS-Lösung darin liegt, den vielen gesetzlichen Vorschriften Genüge zu tun, kann es schwierig werden eine schlüsselfertige Open Source Software hierfür zu finden. Natürlich kann man genau so eine Lösung zusammenstellen, aber kommerzielle Lösungen bieten meist eine Vielzahl von Varianten für die verschiedenen Anforderungen, damit das Unternehmen den Vorschriften sehr rasch nachkommen kann.
Eine weitere Hürde kann die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens sein. Allgemein gesagt, verwendet man Open Source Software „auf eigenes Risiko“. So haben viele dieser Software-Versionen einen Haftungsausschluss. Dieser wird jedoch oft gestrichen, wenn man einen kostenpflichtigen Support in Anspruch nimmt.
Und meine nächste Feststellung mag mir zwar sehr leid tun, aber es muss einfach gesagt werden, dass die in Frage kommenden Anwendungen mit geringer Anpassung auf IBM i laufen sollten, was
leider nicht immer der Fall ist.
Jetzt noch ein sehr wichtiger Punkt: Wenn Ihr Dokumentenmanagement-Projekt erfolgreich ist, wird es schnell wachsen und Dokumente aus dem gesamten Unternehmen verwalten. Das erfordert viel Speicherplatz und es ist kein Geheimnis, dass das bei IBM Power Systems teuer werden kann.
Ich sehe das so. Wenn Ihre IBM i mehr Platz auf der Platte hat, als Sie für eine gute Performance benötigen, dann bietet es sich geradezu an, diesen für eine DMS-Lösung zu nutzen. Ist kein überschüssiger Platz vorhanden, kann man die Dokumente immer noch woanders speichern. Es ist auch möglich, die Anwendung auf IBM i laufen zu lassen und die Dokumente auf ein anderes System zu legen unter Verwendung von QNTC oder Network File System, aber das ist ein neues Thema.
Brian May (brian@youngiprofessionals.com) ist IT Projekt Manager bei Garan Manufacturing, wo er seine Karriere als RPG Entwickler 2001 begann.
Übersetzt und für den deutschprachigen Markt überarbeitet von Isabella Pridat-Zapp
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