von Stefanie Hornung
Viele Softwarehersteller präsentierten auf dem HRGipfel in einer eigenen Halle für das Thema Software und Hardware neue Lösungen für die Personalwirtschaft. Dabei wurde deutlich: Die Digitale Personalakte erobert gerade auch kleinere Unternehmen. Mitarbeiter können mit dieser Lösung direkt auf ihre eigene Personalakte zugreifen, Dokumente einsehen und ihre Daten wie etwa Adresse oder Bankverbindung selbst ändern. Die Digitale Personalakte ist mittlerweile fast immer als Cloud-Lösung oder als mobile Anwendung auf Tablet- PC und Smartphone erhältlich. Denn gerade für kleinere Unternehmen stellt dies eine kostengünstige Alternative zur Inhouselösung dar – zumindest entfällt eine größere Anfangsinvestition, die viele KMU abschreckt.
Digitale Personalakte sichern
Ein Beispiel ist das neue HR-Dash board von aconso, das die breite Fachöffentlichkeit auf der Zukunft Personal erstmals kennen lernen konnte: Dieser HR-Workplace bietet einen zentralen Zugriff auf Dokumenterzeugungs-, Prozess- und Aktenfunktionalitäten in Verbindung mit SAP HCM. Wenn es um die Auswahl eines neuen Anbieters geht, sollten sich Unternehmen das Sicherheitskonzept des Anbieters genau anschauen – insbesondere wenn sie sich für eine Cloudlösung entscheiden.
„Vor einiger Zeit hätte ich noch gesagt, die Cloud ist so sicher wie das Internetbanking“, so Dr. Martin Grentzer (CFO) von aconso. Nach Bekanntwerden diverser Abhöraktionen sei er sich da nun nicht mehr so sicher. Die Sicherheitslage habe sich zwar nicht verschlechtert, sondern sei jetzt nur stärker in den Mittelpunkt des öffentlichen Interesses gerückt, aber Vorsicht sei dennoch geboten. Bei der Wahl der Systeme komme es darauf an, wo der Server eines Anbieters stehe – am sichersten sei dieser in Deutschland. Außerdem lohne ein Blick auf die Zertifizierung.
Im Endeffekt scheiden aber wohl meistens die Sicherheitssysteme der Softwarehäuser im Vergleich zu denen in kleineren Unternehmen noch besser ab.
Kleine Unternehmer zu Schnellstartern machen
Einige Softwarehersteller werben gezielt mit dem Thema Sicherheit. So etwa die Firma IQDoQ, die laut Eigenangaben mit der aktuellen Version seiner IQAkte Personal die erste Standardlösung für die digitale Personalakte ist, die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des Verbandes für Organisationsund Informationssysteme (VOI) erfüllt. Revisionssicherheit aller digital verarbeiteten Dokumente sei somit garantiert. Die kürzlich erteilte Zertifizierung durch die TÜV Informationstechnik GmbH (Unternehmensgruppe TÜV NORD) umfasst neben dem Software betrieb auch die Verfahrensdokumentation, die IQDoQKunden in Zukunft ebenso nutzen können.
Zur Zukunft Personal brachte IQDoQ eine neue Lösung auf den Markt, die auch als Cloudlösung erhältlich ist: die digitale Personalakte für kleine Unternehmen. Der Spezialist für Dokumentenmanagement- Software präsentierte die IQAkte Personal in einer „Starter Edition“, die für bis zu 150 Beschäftigte ausgelegt ist. Dabei können Personaler Mitarbeiterakten anlegen und die erforderlichen Stammdaten aus einem beliebigen Personalmanagement- oder Abrechnungssystem übernehmen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Mitarbeiter-Skills zu verwalten, so dass gesuchte Experten bei Bedarf schnell identifiziert sind.
Lohn- und Gehaltsabrechnung aus der Wolke
Cloud-Computing schätzen außerdem immer mehr Unternehmen als kostengünstige Lösung für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Produkte der Softwareunternehmen folgen auf dem Fuß: Sage HR etwa hat kürzlich eine Online- Lösung für die Lohnabrechnung gelauncht und stellte diese nun auf der Zukunft Personal vor: Die Software soll vor allem Unternehmen unterstützen, denen es bisher zu komplex war, ihre Lohnabrechnung selbst zu übernehmen. Aufgrund von intuitiver Benutzerführung und sinkendem Hardware-Bedarf eignet sich die neue Cloud-Lösung laut Herstellerangaben vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Derlei Anwendungen bieten außerdem die Möglichkeit, die Daten dem Steuerberater direkt zugänglich zu machen. Dieser kann die Daten nach Prüfung per Knopfdruck übermitteln, wenn es der Nutzer nicht selbst tun will. Der geringere manuelle Bearbeitungsaufwand beim Steuerbüro senkt zudem die Kosten.
Der IT-Dienstleister Datev, ein weiterer Aussteller der Messe, profitiert derzeit von der starken Nachfrage nach Cloud-Dienstleistungen. Der Softwarehersteller zeigte das Browser-basierte System Unternehmen online, mit dem sich unter anderem Lohndaten erfassen lassen. Wird die Lohnabrechnung vom Steuerberater durchgeführt, hat die Kanzlei die im Unternehmen eingegebenen Daten ohne Zeitverzug zur Bearbeitung im Zugriff. Außerdem bietet Datev eine digitale Personalakte und verschiedene Online- Systeme wie das Portal Arbeitnehmer online, mit dem Mitarbeiter auf Lohn- und Gehaltsdokumente, beispielsweise die Brutto / Netto- Abrechnung oder die Lohnsteuerbescheinigung, über das Internet zugreifen können. 
Vertrauliche Personaldokumente
Doch gerade beim Thema Payroll aus der Cloud ist die Sicherheit ein wichtiger Punkt. Sicherheitsrelevant ist vor allem die digitale Kommunikation zur Prozessabwicklung – wie etwa der Austausch von Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Beitragsnachweisen zur Sozialversicherung – zwischen der Finanzverwaltung, Steuerberatern und deren Mandanten.
Das DATEV-Rechenzentrum konzentriert sich deshalb intensiv auf die Sicherung des E-Mail-Verkehrs, die Online-Datensicherung, die abgesicherte Internetverbindung mit Kreditinstituten und die Verbindung von lokalen Software- Lösungen mit den Finanzverwaltungen für die elektronische Datenübermittlung.
HS – Hamburger Software wiederum hat De-Mail der Deutschen Telekom in seine Anwendungen integriert: De-Mail ist eine auf der E-Mail-Technologie basierende elektronische Kommunikationsplattform, die auf der Grundlage des De-Mail-Gesetzes vom April 2011 einen „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann“ im Internet ermöglichen soll. Weitere Vorteile laut HS – Hamburger Software: Unternehmen verringern ihren Verwaltungsaufwand und sparen Portokosten.
Sicherheitsfragen im Fokus
In der neuen Themenreihe „HR meets IT-Security“ erhielten Personalentscheider und IT-Verantwortliche allgemeine Hinweise darauf, wie sie den Wechsel zum Cloud Computing in puncto Sicherheit vorbereiten sollten. „Datenschutzrelevant ist die Cloud immer dann, wenn personenschutzbezogene Daten verarbeitet werden“, erklärte Bernd Fuhlert, Vorstandmitglied Datatree AG. Dafür genügten schon personenbeziehbare Daten, mit denen Menschen identifizierbar seien, auch ohne, dass Name oder Firma genannte würden. Zudem müssten Mitarbeiter informiert werden, wenn ein Unternehmen deren Daten in die Cloud verlege. Erforderlich ist laut Fuhlert der Abschluss einer sogenannten Auftragsdatenverarbeitung. 
„Besondere Vorsicht ist geboten, wenn man Daten außerhalb der EU weitergeben will, etwa über klassische Cloud-Anbieter wie Salesforce. com oder Microsoft Office 365“, so der Datenschutzexperte weiter. Innerhalb der EU sei der Datenaustausch noch relativ leicht zu handhaben, aber mit einem Drittland wie den USA werde es kompliziert. Das Datenschutzniveau und die zu treffenden Maßnahmen unterscheiden sich erheblich. Bei Personalabrechnung sollten Unternehmen auf jeden Fall bedenken, dass Steuerunterlagen stets im Inland aufzubewahren seien, da das Finanzamt jederzeit darauf zugreifen können sollte. Gemäß dem deutschen Datenschutzrecht müssen Unternehmen gewährleisten, dass sie die Oberhand darüber behalten, wer wann Zugriff auf die Daten hat, wer diese speichert und löscht. „Das ist bei allen Anbietern, die derzeit am Markt sind, relativ schwierig“, so das Resümee von Fuhlert.
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