Viele erfolgreiche Unternehmen ziehen großen Nutzen aus der systematisch geplanten und gesteuerten, zeitgerechten Verbreitung ihrer geschäftsrelevanten Informationen an die richtigen Personen im jeweils optimalen Format. Die elementaren Funktionen einer einfachen Dokumenten-Management-Lösung, die Papier in elektronische Formate transferiert, haben dadurch nicht ihren Wert verloren, dass für höhere Anforderungen weiterentwickelte Lösungen heute die erfassten Dokumente und Daten nach intelligenten Kriterien durchsuchen, zusammenstellen, gezielt verbreiten und verwalten können, um dem Unternehmen eine größere Flexibiltät und schnellere Reaktionszeiten zu bescheren.
Die Vision dieser Lösungen ist nicht mehr das „papierlose“ Büro, sondern die Automatisierung interner und externer Prozesse. Treibende Kraft dieser Entwicklung sind unter anderem die beschleunigten Wirtschaftsabläufe: von der früher monatlichen Abarbeitung der Aufträge haben viele Unternehmen ihre Prozesse zur täglichen, bzw. in manchen Bereichen sogar der stündlichen Abarbeitung der Aufträge und entsprechend raschem Auffüllen der eigenen Läger beschleunigt. Hierdurch entsteht Optimierungspotenzial, etwa durch Zusammenfassen der Bestellungen vor dem Versand.
Verteilung und Verarbeitung
Die Dokumenten-Mangement-Lösung steuert Dokumente, wie eingehende Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungseingangs-Informationen an die richtigen internen und externen Empfängerkreise, gegebenenfalls mit der entsprechenden Berechtigung zum Lesen oder Ändern. Die Verarbeitung jedes Dokuments wird in den zugehörigen intelligenten Verarbeitungsanweisungen hinterlegt – so könnte das DMS angewiesen werden, jeweils nachzusehen, in welchem Datei-Format / Formular und über welchen Zustellungsweg der Empfänger sein Dokument erhalten soll.
Dasselbe betrifft analog auch statistische Auswertungen. Wenn Sie eine IBM i haben, können Sie die Spool Dateien Ihrer Reports durchsuchen, formatieren, verteilen und automatisch archivieren lassen – auch hier wird für den Empfänger nach Vorgaben individualisiert, die beim Empfänger hinterlegt sind. Diese Vorgaben erfassen sowohl das Ausgabeformat als auch die Aufbereitung der Spooldaten in Templates und die Prüfung und gegebenenfalls Eliminierung bestimmter Datenbestandteile nach Berechtigungsvorgaben, je nach dem ob der Empfänger in der Geschäftsleitung oder der Fachabteilung sitzt.
Bei der Definition der Business Rules kann man zum Beispiel ferner festlegen: den Job Namen, den Dokumenten-Typ, den Benutzer, die ID, den Warteschlangen-Namen, eMail-Adressen der Empfänger, PC-Namen, Directories für die Speicherung.
Ein weiterer großer Vorteil von Dokumenten-Management-Systemen ist, dass die vom System verarbeiteten Dokumente, inclusive der Reports nach vorgegebenen Suchkriterien abgelegt werden – ein wesentlicher Gewinn für den späteren Zugriff. Als solche Suchkriterien können Kunden-Nummer, Lieferanten-Nummer, ein Datum, eine geographische Region sowie Volltext-Indexierung dienen.
Die Verbreitung an mehrere eMail Adressen kann ebenso vorgegeben werden. Manche Lösungen ermöglichen auch die Aufteilung eines einzigen Reports in unterschiedliche Reports, wobei vordefinierte Sektionen je nach Empfänger übernommen bzw. weggelassen werden. Im umgekehrten Falle kann die DMS-Lösung auch mehrere Dokumente und oder Berichte aus unterschiedlichen Quellen zusammenfassen und nach vorgegebenen Kriterien versenden: Kreditantrag mit internem Kredit-Ranking des Kunden oder Angebot kombiniert mit Produkt-Spezifikationen oder Rechnung mit Neukunden-Fragebogen.
Sie sagen dem Dokumenten-Management-System also nicht nur wie elektronische Dokumente verteilt und gespeichert werden sollen, sondern Sie verbinden diese Vorgaben mit genauen Informationen über die Zusammenstellung der einzelnen Informationsteile, die Übernahme in elektronische Templates und die automatische Integration dieser Daten in Ihre Geschäftsanwendung.
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