Viele erfolgreiche Unternehmen ziehen großen Nutzen aus der systematisch geplanten und gesteuerten, zeitgerechten Verbreitung ihrer geschäftsrelevanten Informationen an die richtigen Personen im jeweils optimalen Format. Die elementaren Funktionen einer einfachen Dokumenten-Management-Lösung, die Papier in elektronische Formate transferiert, haben dadurch nicht ihren Wert verloren, dass für höhere Anforderungen weiterentwickelte Lösungen heute die erfassten Dokumente und Daten nach intelligenten Kriterien durchsuchen, zusammenstellen, gezielt verbreiten und verwalten können, um dem Unternehmen eine größere Flexibiltät und schnellere Reaktionszeiten zu bescheren.
Die Vision dieser Lösungen ist nicht mehr das „papierlose“ Büro, sondern die Automatisierung interner und externer Prozesse. Treibende Kraft dieser Entwicklung sind unter anderem die beschleunigten Wirtschaftsabläufe: von der früher monatlichen Abarbeitung der Aufträge haben viele Unternehmen ihre Prozesse zur täglichen, bzw. in manchen Bereichen sogar der stündlichen Abarbeitung der Aufträge und entsprechend raschem Auffüllen der eigenen Läger beschleunigt. Hierdurch entsteht Optimierungspotenzial, etwa durch Zusammenfassen der Bestellungen vor dem Versand.
Verteilung und Verarbeitung
Die Dokumenten-Mangement-Lösung steuert Dokumente, wie eingehende Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungseingangs-Informationen an die richtigen internen und externen Empfängerkreise, gegebenenfalls mit der entsprechenden Berechtigung zum Lesen oder Ändern. Die Verarbeitung jedes Dokuments wird in den zugehörigen intelligenten Verarbeitungsanweisungen hinterlegt – so könnte das DMS angewiesen werden, jeweils nachzusehen, in welchem Datei-Format / Formular und über welchen Zustellungsweg der Empfänger sein Dokument erhalten soll.
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