Erinnern Sie sich noch an den vielversprechenden Beginn ? Das papierlose Büro sollte alle ausgedruckten Dokumente aus der Welt schaffen und uns leere Schreibtische und saubere Workflows bescheren? Was ist bloß daraus geworden? Heute können Sie in ein beliebiges Büro schauen und Sie finden mehr Papier denn je und zusätzlich das Tausendfache an Informationen in digitalen Dateien, die womöglich nie ausgedruckt werden aber erstellt, verarbeitet und gemanagt werden müssen – genau wie Papier. Das Gebot der Stunde in der IT lautet heute Management, wie in Dokumenten Management (DM).
Das beschleunigte Wachstum frei formatierter Daten und die Notwendigkeit, verzögerungsfreien online-Zugriff für Suche, Extraktion und Bearbeitung dieser Daten bereitzustellen bringt IT-Manager in Bedrängnis. Die Speichermedien sind zwar billiger denn je, aber die Nebenkosten sind hoch: Speichermedien benötigen einen Host, Management und Backup und rufen so ständig steigende Zusatzkosten an Arbeitsstunden und Personal-Overheadkosten hervor. Im Gegensatz dazu verfügt die Cloud über so gut wie unbegrenzten Speicherplatz und beliebige Rechenkapazität – das Management übernimmt jemand anders – und der Backup läuft problemlos per Cloud-to-Cloud Kommunikation. Das scheint die perfekte Lösung für das DM-Dilemma zu sein.
Und das könnte sich sogar bewahrheiten. Nach einem etwas primitiven Start haben Cloud Services aller Couleur den Markt mit Produkten, die so ungefähr jede DM-Anforderung erfüllen geradezu überschwemmt. Hier können einzelne Benutzer ihre persönlichen Dateien bearbeiten oder riesige internationale Organisationen den Vorschriften in Sachen Dokumenten-Aufbewahrung und -Bereitstellung genügen. Um dieses überreiche Angebot der Cloud nutzen zu können, müssen Sie sich jedoch zuerst einmal darüber im Klaren sein, was Sie benötigen – anderenfalls werden Sie von der verwirrenden Produktvielfalt überschwemmt. Ferner lohnt es sich, über die Grenzen des Cloud Computings Bescheid zu wissen, um sich vom Hype nicht blenden zu lassen. Dann werden Ihre Bedarfsdefinitionen Sie sicher zu genau den Cloud-basierten Produkten führen, die für Sie wirklich nützlich sind.
Niedrige Stratuswolken
DMs grundlegende Funktionen sind Speichern, Suchen, Aufrufen und Bearbeiten von beliebigen Formaten, wie Textverabeitung, Präsentationen, Spreadsheets, sogar Audio und Video Streams. Das Web erfüllt diese Funktionen schon seit längerem mit Browser-basierten Portalen, die es dem Benutzer ermöglichen, Dokumente zu speichern und für die Zusammenarbeit gemeinsam zu bearbeiten. Wenn das alles ist, was Sie benötigen, dann brauchen Sie eigentlich kein Cloud-basiertes DM. Diese Funktionen erfüllt eine einfache Projekt-Collaboration Software as a Service (SaaS) wie Basecamp, in-house DM mit Hilfe kommerzieller Produkte wie Microsoft SharePoint oder Open Source Tools wie DSpace oder OpenKM. Für diese minimalen Anforderungen brauchen Sie die Vorzüge der Cloud gar nicht.
Die meisten IT Manager brauchen allerdings für ihre Benutzer mehr als nur diese Grundfunktionen. Sie verlangen Versions-Verfolgung, gemeinsamen Dokumentenzugriff, Änderungs-Verfolgung und fortgeschrittene Collaboration Tools, wie Diskussions-Features, Whiteboards und Bearbeitung durch Gruppen. Ferner werden wird sicherer Remote-Zugriff verlangt, nicht nur über Computer sondern auch per Smartphones, Netbooks etc. Die Unternehmensleitungen stellen weitere Anforderungen: zuverlässiges Backup und widerstandsfähige Hochverfügbarkeit damit ein umrissenes Versagen nicht zu Arbeitszeitausfällen beim IT-Personal führt. Und beide Gruppen wollen nie hören, dass die Speicherkapazitäten erschöpft sind.
Angesichts dieser Anforderungen hat Cloud Computing eine Menge zu bieten. Weil Could Provider über riesige Kapazitäten verfügen, können Sie beliebig große Speicher zu sehr niedrigen Preisen anbieten – einschließlich der Backup-Speicherung von Dokumenten in geographisch verteilte Repositories. Dank der selben größenbedingten Kostenvorteile können diese Provider die Speicherung auf sehr großen und schnellen Computerplatformen vornehmen, was gleichbleibend schnelle Such- und Aufruffähigkeiten gewährleistet. Die Cloud Provider bieten alle diese Features im Verbund mit dicken Internet-Verbindungen an, so dass die Benutzer sich auf schnellsten Up- und Download sogar der größten Dokumente verlassen können.
Wolkenschichten
Cloud DM Produkte stehen auf 3 verschiedenen Ebenen zur Verfügung: SaaS-basiert, „shared Repository“ voll-Service Angebote; gehostete Lösungen auf dedizierten Servern und Lösungen mit „Anwendungs-Platformen“ in der Cloud. SaaS bietet ein vordefiniertes Benutzerinterface für individuelle Benutzer, die auf den Dienst generell per Web Browser zugreifen und alle die Basis-Features erhalten, die die Benutzer benötigen, wie gemeinesames Bearbeiten, Versionskontrolle und Indexierung des Inhalts – und hierbei übernimmt jemand anderes alle Sorgen, die mit dem Management einhergehen. Der bekannteste ist vielleicht Google Docs (Abb. 1), obwohl die Mitanbieter, wie Microsoft mit der Business Productivity Online Suite (BPOS) Share Point Online (Abb. 2) stetig an Marktanteil gewinnen. Der Vorteil von SaaS liegt in den niedrigen Anfangskosten: Man braucht nur einen Web Browser für den Einstieg und das geht schon ab nur einem Benutzer. Das typische SaaS DM Produkt bietet eine hohe Anpassbarkeit, so dass Sie Ihr DM Portal auf Ihren Workflow abstimmen können.
Sobald man aber mehr als ein Dutzend Benutzer betreuen möchte wird SaaS oft zu teuer, denn die Kosten können dann bereits die einer entsprechenden Cloud Infrastruktur Lösung übersteigen, in der Sie die DM Anwendung und Cloud Funktionen selbst managen. Gehostete Lösungen finden Sie dann auf der nächsten Ebene: sie haben ebenfalls ein relativ ausführlich vordefiniertes DM Interface, greifen aber auf ganz bestimmte Cloud Dienste zu, betreffend Server, Speicher und Internet. BPOS SharePoint Online ist irgendwo zwischen den SaaS und den gehosteten Lösungen anzusetzen. Ein BPOS Kunde kann für bestimmte Dienste zahlen, wenn die Anforderungen an Performance oder Sicherheit dies notwendig machen, um Verfügbarkeits- und Antwortzeit-Vorgaben zu erfüllen. Gehostete Lösungen ermöglichen oft die Interaktion mit herkömmlichen Unternehmens-Desktop Anwendungen, wie Microsoft Outlook oder proprietären DM Anwendungen, die eine schnellere Antwortzeit und vielfältigere GUI Interaktionen, wie Drag-and-Drop, Video Konferenzen und einen individualisierten Workflow erfordern.
Sowohl für SaaS als auch für gehostete Cloud DM gibt es Anbieter-spezifische add-on Ökosysteme, an die Plug-in Zusatzfunktionen von den unterschiedlichsten Providern angeschlossen werden können um zusätzliche Funktionalitäten einzubinden. Während Sie die DM Angebote sichten, nehmen Sie sich auch unbedingt die Zeit, die am Markt befindlichen ergänzenden Angebote zu sichten. Hierbei handelt es sich oft um spezifische vertikale Anwendungen, wie Rechnungen im medizinischen Bereich oder Reservierungen für Reiseanbieter.
Trotz der angebotenen Vielfalt der Lösungen, ob SaaS oder gehostet, kann es durchaus sein, dass eine unabdingbare DM Erfordernis Ihrer Benutzer nicht abgedeckt wird. Damit sind Cloud Lösungen aber keineswegs vom Tisch, da die Cloud auch die Anwendungsentwicklung unterstützt. Die oberste und jüngste Ebene der Cloud DM nutzt die Fähigkeit, Anwendungen auf Cloud-basierten Runtime Platformen laufen zu lassen. Hierbei läuft die DM Anwendung direkt auf einer Server-Ebene, die der Cloud Provider aufgebaut hat. So ist zum Beispiel die Google App Engine (Abb. 3) eine vollständige Anwendungs Runtime Umgebung, einschließlich GUI, Datenbank und Web Hosting: Sie liefern nur den Code mittels eines recht funktionsfähigen Eclipse-basierten IDE. Entsprechend bietet auch Microsoft´s Azure Anwendungsentwicklung, Hosting und Management mit seinem Visual Studio IDE.
Die dunkle Seite der Wolken
Cloud Computing und ganz besonders Cloud-basiertes DM hat auch Schwächen, die man kennen sollte. Die offensichtlichste ist die Abhängigkeit vom Internet. Dieses ist zwar heutzutage zuverlässiger den je, aber es gibt einfach Anwendungen bei denen das Risiko lokaler, regionaler oder – seltener – landesweiter Ausfälle nicht in Kauf genommen werden kann. Auch wenn ein weltweiter Ausfall noch nie vorgekommen ist, so hat sich dies als Möglichkeit doch schon ab und zu am Horizont abgezeichnet. Wägen Sie die Abhängigkeit vom Internet daher sorgfältig ab, before Sie Ihre geschäftskritischen Dokumentenmanagement Prozesse der Cloud anvertrauen.
Eine höhere Wahrscheinlichkeit hätte, dass ein einzelner Provider wie Google Docs oder Microsoft BPOS einen Systemausfall erleidet. Dieses Risiko können Sie etwas abmildern, indem Sie die Cloud Funktionalität auf zwei oder mehr Provider verteilen. Sie könnten beispielsweise Ihre Cloud DM Anwendung bei einem Provider laufen lassen, aber das dortige DM Repository zusätzlich bei einem zweiten Provider als Backup speichern. Ferner können Sie geographisch diversifizieren, entweder innerhalb eines Provider-Netzes oder indem Sie mehrere Provider involvieren. Bei Amazon können Sie beispielsweise den geografischen Bereich wählen: Nordamerika oder Europa, wo sich die Speicher- bzw. Rechenresourcen jeweils befinden sollen.
Ein weiterer Knackpunkt ist die Sicherheit. Bei voll gehosteten Lösungen vertrauen Sie dem Provider ganz den angemessenen Schutz Ihrer Unternehmensdaten durch Verschlüsselung und weitere Schutzmaßnahmen an. Diese Sicherheit können Sie zusätzlich erhöhen, zum Beispiel durch Zugriffskontrollen und Zugriffsüberwachung. Es empfiehlt sich auch, die in die Auswahl genommenen Anbieter dazu aufzufordern, eine Demonstration ihrer Sicherheitsmaßnahmen und des planmässigen Schutzes Ihrer Daten vorzuführen.
Ob Sie Ihre eigenen Cloud Anwendungen schreiben oder sogar Plug-ins für vorhandene DM Platformen, Priorität 1 muss immer sein, dass Ihre Programmierer der Sicherheitsproblematik die gebührende Aufmerksamkeit widmen und Verschlüsseldung und Zugriffsmanagment optimal implementieren. Sie wollen ja nicht das abschreckende Beispiel eines geschädigten Unternehmens im nächsten Datenskandal sein.
Das i in den Wolken
Man könnte meinen, das IBM i Benutzer unter einem wolkenlosen Himmel leben – die Frage nach den Cloud-basierten IBM i Produkten hat ihre Berechtigung. Aber die gut vernetzte i verfügt über viele Möglichkeiten in puncto DM mit der Cloud in Kontakt zu treten. Als eine der führenden Java Platformen und mit gut ausgebauten XML und PHP Fähigkeiten kann Ihre IBM i APIs als Interface zu Cloud Services nutzen, um zum Beispiel Datenbank Services oder den Austausch von Dokumenten über Cloud Services zu nutzen. Die Cloud bietet auch ein hervorragendes Backup Repository für Dokumente in Kombination mit schnellem lokalem Zugriff auf die Arbeitsdokumente der Mitarbeiter mit sicherer dezentraler langfristiger Speicherung. Und nachdem DM in der Cloud die Indexierung der Inhalte unterstützt, können Sie Ihre i als Suchportal für die Dokumentensuche verwenden.
von Mel Beckman, übersetzt von I. Pridat
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