Erinnern Sie sich noch an den vielversprechenden Beginn ? Das papierlose Büro sollte alle ausgedruckten Dokumente aus der Welt schaffen und uns leere Schreibtische und saubere Workflows bescheren? Was ist bloß daraus geworden? Heute können Sie in ein beliebiges Büro schauen und Sie finden mehr Papier denn je und zusätzlich das Tausendfache an Informationen in digitalen Dateien, die womöglich nie ausgedruckt werden aber erstellt, verarbeitet und gemanagt werden müssen – genau wie Papier. Das Gebot der Stunde in der IT lautet heute Management, wie in Dokumenten Management (DM).
Das beschleunigte Wachstum frei formatierter Daten und die Notwendigkeit, verzögerungsfreien online-Zugriff für Suche, Extraktion und Bearbeitung dieser Daten bereitzustellen bringt IT-Manager in Bedrängnis. Die Speichermedien sind zwar billiger denn je, aber die Nebenkosten sind hoch: Speichermedien benötigen einen Host, Management und Backup und rufen so ständig steigende Zusatzkosten an Arbeitsstunden und Personal-Overheadkosten hervor. Im Gegensatz dazu verfügt die Cloud über so gut wie unbegrenzten Speicherplatz und beliebige Rechenkapazität – das Management übernimmt jemand anders – und der Backup läuft problemlos per Cloud-to-Cloud Kommunikation. Das scheint die perfekte Lösung für das DM-Dilemma zu sein.
Und das könnte sich sogar bewahrheiten. Nach einem etwas primitiven Start haben Cloud Services aller Couleur den Markt mit Produkten, die so ungefähr jede DM-Anforderung erfüllen geradezu überschwemmt. Hier können einzelne Benutzer ihre persönlichen Dateien bearbeiten oder riesige internationale Organisationen den Vorschriften in Sachen Dokumenten-Aufbewahrung und -Bereitstellung genügen. Um dieses überreiche Angebot der Cloud nutzen zu können, müssen Sie sich jedoch zuerst einmal darüber im Klaren sein, was Sie benötigen – anderenfalls werden Sie von der verwirrenden Produktvielfalt überschwemmt. Ferner lohnt es sich, über die Grenzen des Cloud Computings Bescheid zu wissen, um sich vom Hype nicht blenden zu lassen. Dann werden Ihre Bedarfsdefinitionen Sie sicher zu genau den Cloud-basierten Produkten führen, die für Sie wirklich nützlich sind.
Niedrige Stratuswolken
DMs grundlegende Funktionen sind Speichern, Suchen, Aufrufen und Bearbeiten von beliebigen Formaten, wie Textverabeitung, Präsentationen, Spreadsheets, sogar Audio und Video Streams. Das Web erfüllt diese Funktionen schon seit längerem mit Browser-basierten Portalen, die es dem Benutzer ermöglichen, Dokumente zu speichern und für die Zusammenarbeit gemeinsam zu bearbeiten. Wenn das alles ist, was Sie benötigen, dann brauchen Sie eigentlich kein Cloud-basiertes DM. Diese Funktionen erfüllt eine einfache Projekt-Collaboration Software as a Service (SaaS) wie Basecamp, in-house DM mit Hilfe kommerzieller Produkte wie Microsoft SharePoint oder Open Source Tools wie DSpace oder OpenKM. Für diese minimalen Anforderungen brauchen Sie die Vorzüge der Cloud gar nicht.
Die meisten IT Manager brauchen allerdings für ihre Benutzer mehr als nur diese Grundfunktionen. Sie verlangen Versions-Verfolgung, gemeinsamen Dokumentenzugriff, Änderungs-Verfolgung und fortgeschrittene Collaboration Tools, wie Diskussions-Features, Whiteboards und Bearbeitung durch Gruppen. Ferner werden wird sicherer Remote-Zugriff verlangt, nicht nur über Computer sondern auch per Smartphones, Netbooks etc. Die Unternehmensleitungen stellen weitere Anforderungen: zuverlässiges Backup und widerstandsfähige Hochverfügbarkeit damit ein umrissenes Versagen nicht zu Arbeitszeitausfällen beim IT-Personal führt. Und beide Gruppen wollen nie hören, dass die Speicherkapazitäten erschöpft sind.
Angesichts dieser Anforderungen hat Cloud Computing eine Menge zu bieten. Weil Could Provider über riesige Kapazitäten verfügen, können Sie beliebig große Speicher zu sehr niedrigen Preisen anbieten – einschließlich der Backup-Speicherung von Dokumenten in geographisch verteilte Repositories. Dank der selben größenbedingten Kostenvorteile können diese Provider die Speicherung auf sehr großen und schnellen Computerplatformen vornehmen, was gleichbleibend schnelle Such- und Aufruffähigkeiten gewährleistet. Die Cloud Provider bieten alle diese Features im Verbund mit dicken Internet-Verbindungen an, so dass die Benutzer sich auf schnellsten Up- und Download sogar der größten Dokumente verlassen können.
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