Einführung:

Obgleich WM-Lösungen ihren Schwerpunkt auf Dokumenten-Management, Content-Management, Workflow oder Archivierung legen, müssen diese schnelle Prozesse realisieren, insbesondere für Suchvorgänge, Erstellung kompletter Prozessketten und für kurzfristige Analysen von Geschäftsabläufen. WM-Lösungen müssen in unterschiedliche IT-Umgebungen, ERP-Systeme oder hochspezialisierte Branchenlösungen integrierbar sein und sich individuellen Anforderungen anpassen. Schlüsselanforderungen an deren Architektur sind Offenheit und Modularität, damit sich individuelle Unternehmensbedürfnisse ohne erheblichen Implementierungsaufwand erfüllen lassen.

Die Einsetzbarkeit von WM-Lösungen ist für kleine Betriebe bis hin zu mittleren und großen Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen durch entsprechende Skalierbarkeit zu gewährleisten. Dieser Beitrag führt Wissens-Management im Kontext von ERP auf Power Systems ein und erläutert Funktionen, die WM-Lösungen für den Unternehmenseinsatz konglomerieren. Unter diesen Funktionen zählen vor allem die elektronische Dokumenten- und Archivierungsverwaltung wahlweise auf IBM Optical Libraries oder auf verteilten, Windows-angeschlossenen optischen Speichereinheiten unter Berücksichtigung der Aspekte Zuverlässigkeit, Betriebssicherheit und Unterstützung von grafischem Computer Output in bspw. AFP/IPDS-, PCL- oder PDF. Teil 1 des Artikels ist in der Aprilausgabe 2008 von NEWSolutions erschienen und befasste sich mit den Themen Enterprise Document Management (EDM) und Repository & Dokumentenarchivierung.

Der folgende Abschnitt befasst sich mit dem OSM (Optical Store Management) – der Verwaltung optischer Speicher. Optische Speicher (auch optische Platten genannt) sind auswechselbare Massenspeicher, die durch optische Abtastung, meist mittels Laser, gelesen und/oder beschrieben werden können. Die Archivierung der Dokumente auf optischen Platten erfolgt periodisch und ist vollständig automatisiert. Dabei sind die optischen Datenträger optimal auszunutzen (z.B. durch gemeinsames Speichern von kleinen Dokumenten). Optische Platten werden zu Sammlungen zusammengefasst und automatisch verwaltet. Im Falle der Bearbeitung von Massendaten (z.B. Druckausgaben mit mehreren zehntausend Seiten) erfolgt diese bei der Wiederabfrage in Fragmenten, um die Systembelastung zu minimieren. Eine für das Wissens-Management zweckdienliche Erweiterung stellt das sog. OSM für Medien dar. Es bietet im Wesentlichen die Ergänzung weiterer Speichersubsysteme wie:

• Disk Extender – Direct Attached 3995 an ferner IBM iSeries Maschine
• Ascent Storage 5.x – AS/400 IFS-Verzeichnisse
• Plasmon NT Manager – PC Festplatten
• SAN/NAS Systeme – Unix Festplatten (erfordert Samba-Serversoftware)

An dieser Stelle sei erwähnt, dass am 21. März diesen Jahres IBM das Betriebssystem i5/OS in der Version V6R1 auf den Markt brachte, das fundamentale Neuerungen mit sich bringt, welche auch die Virtualisierungstechniken im Speicherbereich betreffen.

WM-Lösungen integrieren eine Reihe von Schnittstellen, um DMS-Funktionen in andere Applikationen zu integrieren. Damit können aus anderen Anwendungen heraus Dokumente im Archiv abgelegt, Indexfeldwerte geändert, der Datenschutz angepasst oder eine Dokumentsuche applikationsintern abgewickelt werden. Diese Schnittstellen erlauben den Aufbau systemübergreifender Dokumentenlösungen. Die im Rahmen dieses Beitrages behandelte Wissens-Management-Architektur für das Betriebssystem i5/OS ist in der untenstehenden Abbildung dargestellt.

Für jedes Archiv führen WM-Lösungen eine spezielle Suchindex-Datenbank, auf deren Basis eine sehr schnelle, universelle Dokumentensuche über alle Dokumente eines Archivs erfolgt, unabhängig davon

• ob die Dokumente auf magnetischen oder optischen Datenträgern gespeichert sind
• welche Einordnungen (Ablagen) bei der Archivierung verwendet wurden.

Bei diesem Vorgang muss auch die Bewältigung einer Datenmenge mit über zehn Millionen Dokumenten möglich sein, um Anwendern in kurzer Zeit die gewünschten Abfrageergebnisse liefern zu können. Die Dokumentenreproduktion im Wissens-Management ist am Terminal, Personalcomputer oder über einen Drucker möglich. Je nach verfügbarem Gerät können auch Formulare hinterlegt oder mit ausgedruckt werden, so dass sich die Archivkopie nicht vom Originalbeleg unterscheidet.

Frontend für Wissens-Management

Für die Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten benötigen in einer ERP-Umgebung die entsprechenden Sachbearbeiter wichtige Schnittstellen zu Drittanwendungen. So gestatten bspw. Frontend-Lösungen das Arbeiten von verschiedenen Windows-Arbeitsplätzen aus. Über TIFF-Druckertreiber können PC-Dokumente unmittelbar aus einer Office-Anwendung (z.B. Microsoft Word oder IBM Lotus Word) in TIFF-Images konvertiert, indexiert und an Power Systems für die endgültige Speicherung übergeben werden. Eine Alternative ist das Ablegen der PC-Dokumente auf Power Systems in ihrem Originalformat entweder direkt im Windows Explorer oder via OLE Drag & Drop im DMS Client. Die Firmenmitarbeiter benötigen in der Regel einen universellen Windows Client, mit dem Dokumente (im nativen Format) an PC-Arbeitsplätzen beliebiger Wahl nach eigenen Kriterien zusammengestellt, angezeigt, ausgedruckt und als E-Mail versendet werden können. Ein solcher Client muss sich gemäß heutigen Anforderungen im lokalen Netzwerk (LAN), aber auch in einem öffentlichen TCP/IP-Netzwerk (WAN) einsetzen lassen. Die Verwendung sog. Verbunddokumente ermöglicht beim Erfassen eines neuen Dokuments dessen Verbund mit einem anderen – in der ERP-Umgebung bereits bestehenden Dokument. So werden beispielsweise Dokumente von der Offertenerstellung bis hin zum Vertragsabschluss als logischer Verbund aufgezeigt. Nach InfoStore zählen folgende Formate zu jenen, die WM-Lösungen unterstützen: